1. Rekisterin pitäjä
Schuman-seura ry.
c/o Maaherran makasiini
Henrikinkatu 10
20500 Turku
info@schuman-seura.fi
www.schuman-seura.fi
2. Yhteyshenkilöt
Rekisterin yhteyshenkilö:
Sihteeri Anna Eskola
Puh.+358-400-178 226
sihteeri@schuman-seura.fi
Tietosuojavastaava:
Puheenjohtaja Kimmo Elo
Puh. +358-44-342 2122
chair@schuman-seura.fi
3. Rekisterin nimi
Schuman-seuran jäsen-, tiedotus- ja uutiskirjerekisteri.
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Henkilötietoja käsitellään seuran jäsenmaksujen, laskutuksen, yhteydenottojen, asioinnin, tiedottamisen, kyselyiden, toiminnan kehittämisen, raportoinnin ja muiden jäsenasioiden sekä seuran toiminnan hoitamiseen liittyvien toimenpiteiden yhteydessä
Henkilötietoja käsitellään myös uutiskirjeen lähettämisen, tapahtumiin sekä muihin markkinointitoimenpiteisiin osallistumisen yhteydessä.
5. Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä, ovat rekisterinpitäjää toimivan yhdistyksen jäsenistö kokonaisuudessaan, rekisterinpitäjään yhteydessä olleet henkilöt tai muut luonnolliset toimijat, seuran tapahtumiin osallistuneet tai seuran uutiskirjeen tilanneet.
Rekisterissä voidaan käsitellä muun muassa seuraaviin tietoryhmiin sisältyviä rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia tietoja:
a) rekisterinpitäjän edustaman yhdistyksen jäsenten perustiedot, kuten nimi ja yhteystiedot (osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero);
b) rekisterinpitäjän verkkosivuilla tapahtuneen uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kysytyt perustiedot, kuten nimi ja sähköpostiosoite;
c) rekisterinpitäjän tapahtumaan ilmoittautuneiden henkilöiden etu- ja sukunimet,sekä mahdolliset yhteystiedot ja tapahtumaan annetut tiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot tapahtumaan saattaa sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, allergiatiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Yhdistyksen jäsenten ja muiden yhdistyksen kanssa asioivien ilmoittamat tiedot, jäsenrekisterin ja tapahtumarekisterien muodostamat tietokannat, verkkosivustojen, blogien ja uutiskirjeiden käyttö- ja asiointitiedot, mobiilisovelluksen käyttötiedot, yhteistyökumppanit sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavat yritykset ja viranomaiset.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Rekisteritietoja voidaan jakaa Schuman-seuran sisällä sekä rajoitetusti Schuman-seuran yhteistyökumppanien kanssa.
Schuman-seura voi myös ulkoistaa henkilötietojesi käsittelyn yrityksen ulkopuolisille yrityksille, jotka voivat sijaita myös Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolella olevissa maissa, kuten Yhdysvalloissa. Nämä yritykset voivat käsitellä henkilötietoja tarjotakseen esimerkiksi infrastruktuuri- ja IT-palveluita, tai muita palveluja. Tällaisissa tapauksissa riittävästi tietoturvasta ja rekisterin käsittelystä huolehditaan EU-U.S. – Privacy Shield – järjestelyllä, tai sopimusteitse käyttämällä EU-komission hyväksymiä mallilausekkeita.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty kulunvalvonnan, sekä muiden turvatoimien avulla. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet, sekä monivaiheisen tunnistautumisen. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Rekisteritietoihin pääsee käsiksi ainoastaan rekisterinpitäjä ja erikseen nimetyt tekniset henkilöt. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan turvallisesti ja ne ovat palautettavissa tarpeen tullen.
9. Oikeus tarkistaa, muokata ja poistaa rekisterin tietoja
Rekisterin henkilöllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle.
Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin.
Jäsenrekisteriin sisältyvät tiedot poistetaan pysyvyästi, kun rekisteröity henkilö eroaa seuran jäsenyydestä. Uutiskirjeen tilaajat voivat erota uutiskirjeen tilaajarekisteristä uutiskirjeen hallintarajapinnan kautta tai ilmoittamalla eroamisesta rekisterin ylläpitäjälle. Henkilö voi pyytää poistamaan muihin tässä tietosuojaselosteessa ilmoitettuihin rekistereihin tallennetut tiedot ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterin pitäjälle.
Rekisterinpitäjällä on oikeus vaatia tietojen tarkistamisen, muokkaamisen tai poistamisen yhteydessä toimenpiteen pyytäjää todistamaan henkilöllisyytensä siinä laajuudessa kuin se henkilöllisyyden aukottoman ja luotettavan todentaisen varmistamiseksi on välttämätöntä. Mikäli pyynnön esittäjän henkilöllisyyttä ei voida aukottomasti ja luotettavasti todentaa, rekisterin pitäjällä ei ole velvollisuutta suorittaa esitettyjä toimenpiteitä.
Lisätietoja tietojasuoja-asetuksesta löytyy tietosuojavaltuutetun toimiston teemasivustolta.